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Fórum da Qualidade

Arquivos Digitais

data de aprovação e publicação da atual versão:

20/12/2008

 

folha de rosto

 

Controle de Alterações

 

Versão

 

Data de Aprovação

 

 

Alterações

1

04/10/2004

Primeira versão

 

 

 

 

 

Elaborado por

 

_______________

fabricio aroeira

 

Analisado por

 

__________________

Eduardo Almeida

 

Aprovado por

 

___________________

Eduardo Almeida

 

 

 

 

1. OBJETIVO

Padronizar o processo de elaboração, aprovação, revisão, análise, emissão e descarte de procedimentos e o controle de documentos do Sistema de Gestão de Qualidade

2. APLICAÇÃO

É aplicável a equipe da Qualidade.

 

3. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

 

“Itens e Requisitos de Sistema de Qualificação de Empresas de Serviço e obras – SiQ – Construtoras”

 

4. DEFINIÇÕES

 

4.1. Política da Qualidade

 Princípios e intenções da empresa em relação à Qualidade.

 

 

4.2. Manual da Qualidade

 

Documento que contém a Política e os Objetivos da Qualidade e descreve todo o Sistema da Qualidade.

 

 

4.3. Sistema da Qualidade

Compreende a Estrutura Organizacional e o conjunto de responsabilidades, procedimentos, processos e recursos para implementação da Gestão da Qualidade.

 

 

4.4. Documento da Qualidade

 

Todo documento, em papel ou meio eletrônico, que contenha informações ou dados relevantes para o Sistema da Qualidade.

 

 

4.5. Documento de Referência

 

São documentos de referência, documentos da qualidade ou normas consultadas para a execução das atividades, citados nos procedimentos.

 

 

4.6. Procedimento

 

Documento que orienta a execução de atividades incluídas no escopo do Sistema da Qualidade

 

 

4.7. Registro

 

Comprovante de execução de uma atividade.

 

 

4.8 Usuário do Documento da Qualidade

 

Funcionário da empresa que desempenha função de chefia direta ou indireta na execução de qualquer procedimento controlado pelo Sistema de Qualidade.

 

 

4.9 Documento Controlado

 

Todo documento sobre o qual a empresa deve manter controle de destinação e alterações.

 

 

4.10 Documento Obsoleto

 

Todo documento que sofre alteração ou é extraviado, perdendo a validade.

 

 

4.11. Sistema de documentos

 

Conjunto de documentos apresentados em versão eletrônica, armazenados em cds ou em servidor de rede.

 

 

5.  RESPONSABILIDADES

 

5.1 Representante da Administração

 

Define os responsáveis,  revisa  e aprova os documentos da qualidade.

 

 

5.2. Equipe da Qualidade

 

Elabora os documentos de qualidade em conjunto com os usuários do documento.  Revisa os documentos da qualidade juntamente com o representante da administração.

 

 

5.3. Usuário do documento

 

Acompanha e implementa os procedimentos operacionais referentes à sua área de atuação, bem como responsabiliza-se pelo arquivamento e conservação do mesmo, controlando os registros de qualidade conforme estabelecido no mesmo.

 

 

6. PROCEDIMENTOS

 

6.1 Definição de responsável(eis) pela elaboração dos documentos da qualidade

 

A elaboração e revisão de documentos da qualidade são responsabilidade do representante da DIREÇÃO em conjunto com técnicos da área.

 

 

6.2 Estrutura do Procedimento

 

Os documentos serão formados por margens superiores (caBeçalhos) e esquerdas.  Todo procedimento deverá conter uma "folha de rosto" acompanhada pelo texto que constitui o documento

 

 

6.2.1 Margens

 

As margens superiores ou cabeçalhos conterão:

bullet

Logotipo da empresa;

bullet

Código do documento em destaque;

bullet

Atalho  para a página de origem (HOME);

bullet

Atalho para páginas que se encontram no mesmo nível do procedimento na estrutura do sistema de documentos.  Por exemplo, os Procedimentos de sistema terão sempre  a página de origem em seu cabeçalho;

bullet

O dizer "cópia não controlada", se for o caso.

As margens da esquerda encontrarão os atalhos para páginas que se encontram um nível abaixo na estrutura de documentos.  Por exemplo, a página de origem deverá conter em sua margem à esquerda os documentos anexos do sistema da qualidade.

6.2.2 Folha de rosto

 

A "folha de rosto" deverá ser padronizada conforme o modelo do Anexo I, contendo as seguintes informações:

bullet

Quadro com o controle de alterações do procedimento;

bullet

Quadro identificando o elaborador do Procedimento, quem o analisou e quem o aprovou.

 

 

6.2.3 Texto

 

O texto que segue a folha de rosto deve seguir PREFERENCIALMENTE padrão (fonte, parágrafo, etc.) e tema (cores de fundo, detalhes, etc.) uniformes em todos os documentos da qualidade.  O arranjo dos itens desses documentos será explicitado logo a seguir.

 

 

6.3 Arranjo dos Itens

 

Em todos os documentos do Sistema de Qualidade, constarão os itens a seguir.  O Manual da Qualidade, por sua vez, PODERÁ CONTER ESTRUTURA DIFERENCIADA. cASO UM DOCUMENTO NECESSITE PODERÁ SER INSERIDO UM ÍNDICE.

 

 

6.3.1 Objetivo

 

Este item descreve de forma sucinta o objetivo do documento.

 

 

6.3.2 Aplicação

 Citam-se neste item as áreas de aplicação do procedimento.

 

 

6.3.3 Documentos de Referência

 

São os documentos ou normas que devem ser considerados para a execução da atividade, inclusive documentos e normas internas ou externas à empresa. Tais documentos e normas devem ser listados no Procedimento.

 

 

6.3.4 Definições

 

Item do documento onde se explicita os significados de termos importantes para a compreensão do mesmo.

 

 

6.3.5 Responsabilidade e Autoridade

A responsabilidade e autoridade para a elaboração do procedimento caberá ao setor no qual ele será aplicado.

 

 

6.3.6 Metodologia

 Íntegra do procedimento.

 

 

6.3.7 Registros

 Neste item, registram-se e arquivam-se as atividades descritas.

 

 

6.3.8 Anexos

Deve-se anexar ao documento modelos dos formulários utilizados para a execução da atividade ou outros documentos aplicáveis.

 

 

6.4 Elaboração, Análise e Aprovação do Documento

Sempre que for necessária a criação de um documento da Qualidade, o mesmo deve ser elaborado por um funcionário da área da empresa para a qual  ele se destina.

A necessidade de criação de um documento pode partir de  qualquer funcionário envolvido no sistema da qualidade.  Após sugestão desse funcionário, a equipe da qualidade fará uma avaliação da necessidade do mesmo sempre levando em conta:

bullet

Impacto do mesmo na qualidade global de serviço da empresa.

bullet

Impacto no mesmo na burocracia interna do sistema da qualidade.

O responsável pela elaboração de cada documento da qualidade envia Ao RESPONSÁVEL PELO SETOR PARA QUE ESTE EXECUTE A ANÁLISE FAZENDO SE NECESSÁRIO SUGESTÕES PARA CORREÇÃO. NESTE CASO O DOCUMENTO RETORNA A QUEM O ELABOROU PARA SEREM EFETUADAS AS ALTERAÇÕES. a alteração devera ser novamente encaminhada ao responsável para nova análise. o documento analisado segue então para aprovação que pode ser feita pelo diretor responsável pelo setor ou pelo rd. os documentos revistos são salvos em formato ADEQUADO (WORD, EXCEL, ETC) em MÍDIA ELETRÔNICA, certificando-se  da presença de sua assinatura  e a data na capa dA MÍDIA.

Os documentos somente podem ser utilizados após sua aprovação, sendo que deve ser solicitado ao rd a sua inclusão no sistema, sempre respeitando a formatação padrão contida neste documento. o único que possui acesso IRRESTRITO aos documentos do sistema de qualidade é o rd. OS DEMAIS SOMENTE PODERÃO CONSULTÁ-LOS.

A vigência do documento inicia a partir da data de DISTRIBUIção do mesmo.

todo documento elaborado/ alterado deve ser listado no index do gerenciador de documentos.

 

 

6.5 Numeração dos Documentos

 

O Manual da qualidade é único, sendo identificado pelo código MQ seguido por um hífen, uma letra “v” e um algarismo que indica a  versão do mesmo.

Os procedimentos do sistema serão identificados com o código PS e um número seqüencial que identifica o procedimento seguido por um hífen, uma letra “v” um algarismo que indica a  versão do mesmo.

As instruções de trabalho serão identificadas com o código IT e um número seqüencial que identifica o procedimento seguido por um hífen, uma letra “v” e um algarismo que indica a  versão do mesmo.

As instruções de material serão inseridas numa tabela e identificadas com o código tM seguido por um hífen, uma letra “v” e um algarismo que indica a versão do mesmo.

 

 

Exemplos:

MQ-v1  Manual da qualidade versão 1

PS2-v3  Procedimento de sistema número 2, versão 3.

IT15-v2  Instrução de trabalho número 15, versão 2.

 

Quando for necessária a referência a qualquer documento sem especificar a versão, será utilizada a sigla “v v” de “versão vigente”.

 

Exemplo:

PS2-vv  Procedimento de sistema número 2, versão vigente.

 

6.6 Controle de Alterações

 

O controle de alterações é realizado preenchendo o campo “Controle de alteração” presente na folha de rosto  do respectivo documento, competindo ao representante da DiREÇÃO A sua permanente atualização.

Quando um documento sofrer revisão e forem necessárias alterações, estas deverão ser encaminhadas ao elaborador para que este verifique a real necessidade de alteração. caso seja realmente necessário, devem ser seguidos os passos anteriores.

 

6.7 Controle de Distribuição

 

O controle de distribuição e a distribuição dos documentos será de responsabilidade do representante da DiREÇÃO, ficando o original arquivado no computador/servidor da sala da qualidade.  a documentação estará publicada em site da Internet, de maneira que toda modificação de documentação estará disponibilizada "on line", via internet convencional ou conexão via celular. Caso alguma obra não tenha acesso a nenhum tipo de conexão  Internet, o sistema  será distribuído em forma de cdS controlados  Serão implementados dois tipos de Controle:

Será enviado para essas obras um cD contendo todo o sistema de documentos com a assinatura do RD, permanecendo os "originais" arquivados no computador/servidor na Sala da Qualidade.

 controle da remessa será feito através do Formulário de controle de cópias de DOCUMENTOS DA QUALIDADE. Todas as cópias serão  consideradas Controladas caso não possuam em seu cabeçalho o dizer  "cópia não controlada". Para o caso de remessa de uma nova versão do sistema, a obra ou demais setores da empresa que receberam uma cópia controlada do mesmo, deverão devolver a obsoleta, QUE DEVERÁ SER ELIMINADA.

A distribuição ou substituição ficará a cargo da Equipe da Qualidade, sendo que no ato da entrega da nova cópia a mesma deverá recolher a cópia obsoleta.

SERÁ FORNECIDA  JUNTO COM O CD UMA COPiA iMPRESSA DOS DOCUMENTOS PERTiNENTES.

Haverá no sistema uma página resumo

 

6.8. Distribuição de Cópias não Controladas

 

Será adotado quando solicitada cópia dos procedimentos que não estão descritas no Controle de Distribuição, ou cópias a mais para os devidos fins, externos à empresa.

O controle de cópias não controladas se dará apenas com fornecimento da mesma IMPRESSA com o dizer  "cópia não controlada" no cabeçalho do documento  sendo obrigatória a autorização pela equipe da Qualidade.

 

6.9 Cancelamento dos Procedimentos

 

Um documento poderá ser cancelado ou eliminado:

bullet

Quando for modificada sua versão, Se tornar impróprio para consulta ou acontecer extravio. Neste caso, serão criados novos cds com o sistema da qualidade com as modificações efetuadas, seguindo sempre os procedimentos descritos neste documento.

 

6.10. Equipamentos necessários para manuseio do sistema de documentos

 

bullet

ao menos 1 Computador com monitor colorido;

bullet

Software Microsoft Word

bullet

Software Microsoft Excel

bullet

Software Internet Explorer

bullet

Sistema operacional Mínimo Windows 98

bullet

Impressora

 

6.11. Controle de Documentos Externos

 

Documentos e dados de origem externa, tais como normas técnicas, projetos, memoriais e especificações do cliente devem ser numerados, catalogados em uma lista mestra de documentos externos e arquivados em local determinado CONFORME PROCEDiMENTO DE REGiSTRO..

A numeração dos documentos externos devem seguir o seguinte padrão:

bullet

Os três primeiros algarismos representam o número do documento

bullet

Os quarto últimos representam o ano

Exemplo:

001/2005

 

7 – Registros

 

gerenciADOR DE DOCUMENTOS

Controle de cópias de documentos da qualidade

liSTA MESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS

 

8 – ANEXOS

 

8.1. "Folha de Rosto" dos Procedimentos

FOLHA DE ROSTO

 

Controle de Alterações

 

Versão

 

Data de Aprovação

 

 

Alterações

(dia/mês/ano)

(Nome da Alteração)

 

 

 

 

 

Elaborado por

 

__________

(Nome)

 

Analisado por

 

__________

(Nome)

 

Aprovado por

 

__________

(Nome)

 

 

 

8.2 Controle de cópias de documentos da qualidade

8.3 liSTA MESTRA DE DOCUMENTOS EXTERNOS

 

Data de atualização da pagina: 30-August-2005